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Cómo hacer desaparecer el papel de las oficinas

por 19 julio, 2011

Cómo hacer desaparecer el papel de las oficinas
ya es posible trabajar sin la necesidad del papel y con las mismas garantías, con un archivado seguro y valor jurídico. Se trata de un proceso conocido como desmaterialización, el cual garantiza grandes ahorros para las empresas y el medio ambiente.

¿Se imagina una oficina sin papeles? Lo cierto es que ya van más de 1.500 empresas en 30 países quienes han decidido dejar de usarlo en sus lugares de trabajo, y sustituirlo por un sistema de formato digital, proceso conocido como desmaterialización, el cual garantiza grandes ahorros para las empresas y el medio ambiente.

De este modo ya es posible trabajar sin la necesidad del papel y con las mismas garantías, con un archivado seguro y valor jurídico. “Pasar a electrónico puede generar un ahorro del 75% del costo total del papel de una empresa, es decir se gastaría sólo un 25% del presupuesto anual que se tenía en papel” señala Rodolfo Lomascolo, vicepresidente de desarrollo de negocio de STS Group,firma que ofrece el servicio de archivación electrónica de documentos y de asegurar la conservación a largo plazo de la  información.

Para garantizar este entorno de confianza digital, el sistema Secure Data utiliza el modelo SaaS (Software as a Service). Este permite a las empresas el uso de software si tener que instalarlo y permitiendo el pago por uso (pay as you go) entre otras ventajas.

“Muchas empresas han optado por la desmaterialización de sus archivos. Ya son más de 2.000 billones los documentos que han sido archivados con valor probatorio, y son cada vez más las compañías que optan por esta alternativa, por ser más rápido y mucho más rentable. Así lo demuestra el crecimiento que tuvo nuestra empresa entre el 2008 y 2009, el cual fue de un 41,6%” comenta Lomascolo.

Una vez que el documento electrónico haya alcanzado su versión definitiva y no se permitan nuevas modificaciones, se ingresa en el sistema de Archivo Electrónico, que se ocupará de su custodia y conservación sin que este pueda editarse ni borrarse.

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