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Deroga norma expresa que obliga a guardar correspondencia digital por seis años

La última avivada de Piñera: decreto permite a funcionarios públicos borrar correos electrónicos

por 10 marzo 2014

La última avivada de Piñera: decreto permite a funcionarios públicos borrar correos electrónicos
Entre gallos y medianoche, a menos de dos meses del traspaso de gobierno, la administración actual publicó en el Diario Oficial un decreto que en la práctica permite que los mails enviados y recibidos dentro del Estado sean borrados. Jugada que complicaría a las nuevas autoridades y que se interpreta como una fórmula para cerrar la puerta al acceso a la información y ocultar la que ha sido acumulada en el ejercicio de las funciones públicas durante la actual administración.

En la más estricta reserva, el pasado 27 de febrero el gobierno de Sebastián Piñera publicaba en el Diario Oficial un Decreto Supremo que, en la práctica, permite a los funcionarios públicos borrar los correos electrónicos.

Esto, porque el Decreto Supremo 14, del Ministerio de Economía, modifica el reglamento sobre documentos electrónicos, firma electrónica y certificación de dicha firma, y además deroga una serie de decretos relacionados con el tema, entre ellos, el decreto 77, de 2004.

Impulsada durante el gobierno de Ricardo Lagos, dicha normativa regulaba las comunicaciones electrónicas entre órganos de la administración del Estado y disponía como obligación a todos los funcionarios públicos conservar sus correos electrónicos por un periodo de 6 años, señalando que “con la finalidad de asegurar la constancia de la transmisión y recepción, los órganos de la administración del Estado que hagan uso de medios de comunicación electrónicos, deberán conservar los registros de estas comunicaciones por un período de tiempo que no podrá ser inferior a 6 años”.

Pero tras la modificación hecha por el actual gobierno –firmada por el 15 de enero pasado por el Mandatario, junto a los ministros de Economía, Félix de Vicente, y de Interior, Andrés Chadwick, además del ministro Secretario General de la Presidencia, Cristián Larroulet y el subsecretario de Economía, Tomás Flores–, podrían no quedar registros de los mails enviados y recibidos durante su gobierno, esto ad portas de que se produzca el cambio de mando.

 Según explica María José Poblete, directora ejecutiva de Pro Acceso, los decretos derogados “establecen las normas técnicas que regulan los documentos electrónicos del Estado. En el caso del decreto 77, es importante porque establecía normas que fijaban las reglas para el tratamiento de comunicaciones de correos electrónicos entre los mismos órganos del Estado, así como entre el Estado y los ciudadanos”. En su opinión, el riesgo de haberlo eliminado es “que se abre la puerta a que se borren los correos, porque deroga la norma expresa que establece que por seis años se deben guardar los mails”.

Según explica María José Poblete, directora ejecutiva de Pro Acceso, los decretos derogados “establecen las normas técnicas que regulan los documentos electrónicos del Estado. En el caso del decreto 77, es importante porque establecía normas que fijaban las reglas para el tratamiento de comunicaciones de correos electrónicos entre los mismos órganos del Estado, así como entre el Estado y los ciudadanos”.

En su opinión, el riesgo de haberlo eliminado es “que se abre la puerta a que se borren los correos, porque deroga la norma expresa que establece que por seis años se deben guardar los mails”.

Y agrega que “ahora no sabemos qué pasará con la memoria digital. Aquí hay una reforma pendiente a la ley para que quede claro cómo se protegen los correos electrónicos, porque son información pública”.

Para Valenzuela “el nivel de falta de claridad de todo esto es muy dañino, no ayuda en lo más mínimo a un traspaso de mando, ni a las certezas que se pueden esperar por parte de las autoridades sobre qué pasa con la información pública. Al término de cada gobierno no se puede modificar la reglamentación y normas de los documentos electrónicos”.

El decreto 14 también elimina el Comité de Normas para documentos electrónicos compuesto por la Segpres y varias subsecretarías, centrando la responsabilidad en la Segpres, lo que implica que las gestiones serían más expeditas.

Según el coordinador legislativo de Ciudadano Inteligente, Álvaro Castañón, “considerando esto, el decreto apunta en la línea correcta, ya que hay una intención de modernizar el sistema. Lamentablemente, se hizo en periodo de cambio de gobierno y más encima se derogó el decreto 77, dejando un vacío legal que puede ser perjudicial para la futura administración y para cuando los ciudadanos hagamos una petición sobre una gestión hecha a través de un correo electrónico, ya que el nuevo gobierno no tendrá a disposición la información”.

Portazo al Consejo para la Transparencia

Un mes antes de que el polémico decreto de Piñera fuera publicado en el Diario Oficial, el Consejo para la Transparencia (CPLT) enviaba una carta a todas las reparticiones de gobierno “con el objetivo de asegurar que todos los entes públicos traspasen la información acumulada en los cuatro últimos años de gobierno a la nueva administración de Michelle Bachelet”.

En la misiva se hacían diversas recomendaciones, entre ellas, que “toda la documentación que pueda ser objeto de una solicitud de acceso a la información, sea que se trate de actos, resoluciones, documentos que le sirvan de sustento o complemento esencial, actas, expedientes, contratos, acuerdos, toda información que sea elaborada con presupuesto público, y en general, toda información que obre en poder del órgano o servicio respectivo, en soporte papel o electrónico, deberá quedar en los archivos del respectivo organismo, de manera que esté a disposición de las futuras autoridades y de los ciudadanos que los requieran”.

Puntualizando que “en la misma situación se encuentra la correspondencia recibida por y emanada del Presidente de la República o las autoridades respectivas en el ejercicio de su cargo, la que deberá permanecer necesariamente en los archivos de la administración del Estado, no siendo procedente traspasar los documentos originales a alguna fundación u otra entidad de derecho privado”.

Para Álvaro Castañón, es claro que la derogación de la normativa que obligaba a guardar los correos electrónicos “genera una controversia. No se condice con los principios de nuestra Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, así como tampoco con el oficio que el  CPLT emitió el 31 de enero de 2014, que en su número 2 se refiere a la situación respecto de aquellos documentos –incluyendo los que se encuentren en soporte electrónico– que puedan ser requeridos en el futuro por vías de una solicitud de acceso a la información. Sobre este punto creemos que el CPLT fue muy claro, la destrucción de documentos no deberá vulnerar el derecho de los ciudadanos de solicitar información a los órganos del Estado, y considerando que dicho derecho en la práctica abarca un gran número de materias, no es bueno dejar a la discrecionalidad de los funcionarios del actual gobierno si borran o no una información que puede ser relevante. Además, es claro que los ciudadanos podemos solicitar información de actos ejecutados por un gobierno anterior, no siendo una respuesta deseable que no la tienen por culpa del gobierno anterior”.

Castañón señala que “a nuestro juicio, dada la normativa legal vigente y la obligación de servicio que tiene el Estado, no resulta conveniente el Decreto Supremo N° 14, ya que genera una confusión legal innecesaria, y puede derivar en graves problemas para el correcto y continuo funcionamiento de los órganos. Hay que destacar que en el Poder Ejecutivo son muchas las decisiones y temas de importancia que hoy se gestionan a través de correos electrónicos institucionales, por lo tanto, borrarlos es poco conveniente y reñido con la transparencia”.

 La guerra de los mails

El gobierno de Piñera enfrentó una larga disputa con el Consejo para la Transparencia en torno a transparentar los correos electrónicos de las autoridades.

El conflicto se inició en 2011 con la petición del alcalde de Melipilla, Mario Gebauer, para acceder a los correos entre la gobernación y el subsecretario del Interior Rodrigo Ubilla, relativos a la paralización de los recursos destinados a la comuna para la reconstrucción tras el terremoto de 2010, lo que fue respaldado por el Consejo para la Transparencia. Pero el fallo no fue reconocido por el gobierno, que argumentó que los funcionarios públicos tenían derecho a la vida privada, tesis que se impuso en la Corte y en el Tribunal Constitucional (TC).

La situación produjo una fuerte tensión entre el consejo y las autoridades, lo que se reflejó en que Piñera no propuso para un nuevo período al entonces presidente del CPLT, Raúl Urrutia, y a Juan Pablo Olmedo, que defendían la postura de que los mails institucionales eran públicos.

Una situación similar sucedió con unos correos electrónicos solicitados a Larroulet, petición rechazada tajantemente por la actual administración.

El último episodio fue cuando en noviembre de 2013 la Corte Suprema acogió un recurso presentado por el CPLT y le ordenó al ministro de Transporte, Pedro Pablo Errázuriz, que revelara los correos relativos al proceso de modificación de contratos del Transantiago y al otorgamiento de nuevos recorridos.

En medio de este gallito, el gobierno presentó una indicación a fines de 2012 a la Ley de Transparencia –que aún duerme en el Parlamento–, en la que se clarifica que los correos son información pública, acotando esto, eso sí, a aquellos mails de cuentas institucionales que se refieran a resoluciones o actos finales, pero manteniendo la reserva de la correspondencia de etapas deliberativas o previas a la toma de una decisión.

Según señala Álvaro Castañón, el Decreto 14 “omite esta indicación. No atenta en contra de que los correos tengan que estar ahí, pero da la oportunidad de no tener una norma expresa que prohíba borrar los correos. Ahora técnicamente se pueden borrar”.

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