Pese a las iniciativas verdes de las empresas el uso del papel sigue aumentando año a año. Así lo informó Isabel Almarza, gerente comercial de Microsystem que agregó que los documentos electrónicos, como las facturas electrónicas, superan las 150 millones de impresiones en papel al año.
Entre un 10 y un 15% al año crecería la documentación en papel que manejan las empresas y el sector público en Chile, según estimaciones de Microsystem.
“El crecimiento de la actividad económica naturalmente se asocia a un aumento de los procesos documentales, pero a pesar del auge del documento electrónico la gran mayoría de los procesos se siguen realizando en papel. La dependencia del papel sigue siendo tan fuerte que incluso documentos 100% electrónicos, por ejemplo la factura electrónica, deben en muchos casos imprimirse para continuar su flujo natural entre distintas empresas y organizaciones.”
“El continuo aumento del uso del papel en las organizaciones tiene un fuerte impacto en el medio ambiente, así como también en las eficiencia de las propias empresas. El papeleo le resta agilidad a las empresas y limita la calidad del servicio al usuario final”, sostiene Isabel Almarza, gerente comercial de Microsystem.
En Chile la producción anual de papel bordea las 500 mil toneladas, de las cuales sólo se recupera cerca de un 47%.
La digitalización y la gestión documental electrónica son alternativas tecnológicas indispensables para minimizar el impacto ambiental del crecimiento de las empresas y del país. Estamos llegando a un momento en que el uso del papel en las organizaciones ni siquiera se justifica económicamente. ¿Qué sentido tiene imprimir boletas que se tiran de inmediato a la basura, dejar papeles acumulando hongos en los hospitales o llevar procesos judiciales con expedientes cosidos a mano que se pierden a cada rato? ¿Cuántas veces llegamos a casa llenos de papeles inútiles en la cartera? O el papel importante que por error terminó en la basura.
Si a estas desventajas sumamos el impacto ecológico del papel la verdad es que el esfuerzo por incorporar tecnología documental se paga solo.
Con la digitalización es posible rescatar la información de los documentos físicos y distribuirla geográficamente en forma electrónica, eliminando los costos y tiempos de transporte. La digitalización suele complementarse con reconocimiento de caracteres y sistemas de información que permiten generar índices para facilitar la búsqueda de información y la llamada minería de texto. La gestión documental se convierte así en una poderosa herramienta para la gestión y el análisis de contenidos, desde simples boletas y formularios a documentos de contenido complejo.
La gestión documental corporativa tiene varios beneficios adicionales. Al poder seguir con exactitud quien interviene un documento y cuando, las responsabilidades se hacen más trazables. La información se mantiene íntegra en caso de siniestro o extravío del papel. Se favorece la confidencialidad de la información gracias con la presencia de controles de acceso que no son posibles en el papel. Se libera espacio de almacenaje de documentos. Se puede accede a la información en tiempo real, a medida que esta se genera. Se facilita el trabajo colaborativo al comparte la información y permite la consulta de los múltiples usuarios. Y se puede obtener estadísticas de la gestión para guiar la toma de decisiones.
