El nuevo sistema permitirá también dar mayor transparencia y control a los gastos de la Corporación, además de reducir los costos, pues se sabrá con anterioridad a la finalización de un contrato la caducación de éste. Así habrá más tiempo para evaluar y ver si se requiere alguna modificación en las peticiones de servicios.
Hace dos años, cuando la sala del Senado ratificó el nombre de Carlos Hoffmann como nuevo secretario de la Corporación, se inició la gestación de un nuevo proceso administrativo que transparentara las compras y contratos realizados.
Así surgió la resolución N° 6/2.003, fechada el 8 de mayo de este año donde se crea un reglamento referido a las contrataciones y compras efectuadas en el Senado y una fiscalía administrativa, encargada de velar por su cumplimiento.
En todo caso, según comentan las autoridades encargadas, esta norma sólo viene a regular algo que en la práctica ya se estaba aplicando, desde la llegada de Hoffmann y de su prosecretario y tesorero, Luis Sepúlveda.
La idea es modernizar el sistema de compras y contrataciones del Senado, concentrando en un sólo departamento, la fiscalía, todas las adquisiciones que se efectúen, a diferencia de lo que ocurría hasta unos días donde cada área realizaba las transacciones que necesitaba por su cuenta.
El nuevo sistema permitirá también dar mayor transparencia y control a los gastos de la Corporación, además de reducir los costos, pues se sabrá con anterioridad a la finalización de un contrato la caducación de éste, por lo que se contará con mayor tiempo para evaluarlo y ver si se requiere alguna modificación en la petición del servicio.
Reglamento de Contratos
La resolución establece que todo contrato referido a un servicio que se le preste periódicamente al Senado, o relativo a la adquisición de bienes, se adjudicará en un proceso de licitación pública o privada con una participación mínima de tres oferentes.
En todo caso, sin perjuicio de lo anterior, se procederá a la contratación directa cuando no se hubieren presentado oferentes en los procesos de licitación, cuando éstos se declaren desiertos o en casos de emergencia: cuando sólo existiera un proveedor del bien o servicio o cuando éstos sean notoriamente escasos en el mercado.
«La calificación de estas circunstancias corresponderá al prosecretario y tesorero a propuesta del jefe del departamento o unidad respectiva», se señala en el texto.
Ahora bien, en los contratos anuales, cuyo monto exceda los seis millones de pesos, se exigirá al contratista una boleta de garatía bancaria pagadera a la vista, ascendente a un 10 por ciento del monto total de la contratación, con la cual se espera resguardar el fiel cumplimiento de sus obligaciones contractuales y legales. Así si un proveedor no cumple con lo acordado, el Senado cobrará dicha boleta en el banco.
La contratación de un servicio y la adquisición de bienes deberá incluir la opinión técnica sobre las razones que justican la contratación, la que será propuesta por el jefe del departamento al prosecretario y tesorero.
Una vez aprobada la necesidad de contratar, el jefe de la unidad, en coordinación con la Fiscalía Administrativa prepará las bases técnicas y administrativas de la licitación.
Las ofertas serán evaluadas por el departamento responsable del servicio, cuando se trate de contratos que no superen los ocho millones de pesos al año. En tanto, los contratos superiores a esa cantidad serán evaluados por un comité presidido por el prosecretario y tesorero, el jefe de Finanzas del senado, el jefe del departmaento respectivo y el coordinador de administración o el secretario ejecutivo del comité de informática.
Este comité podrá recabar informes verbales o escritos de la fiscalía administrativa sobre cualquier aspecto del contrato o solicitar del departamento respectivo la modificaicón de la preevaluación en los términos que sea necesario. Además, deberá proponer a las autoridades del Senado la aceptación de una de las ofertas.
La Fiscalía Administrativa
La fiscalía deberá informar sobre el cumplimiento de las obligaciones legales del contratista que se refiera al contrato administrativo; llevar un registro de contratos de tracto sucesivo de la Corporación y mantenerlo actualizado; y, fiscalizar el cumplimiento del reglamento en todas las contrataciones.
Además, deberá informar y visar el texto de todos los contratos que el prosecretario y tesorero (Luis Sepúlveda) proponga para la firma del secretario general de la Corporación; velar por la vigencia de las garantías otorgadas; preprarar, en coordinación con los departamentos o unidades del caso, las bases técnicas y administrativas de las licitaciones.
También deberá evacuar las consultas o informes que el secretario general, el prosecretario y tesorero o los jefes de departamento le planteen respecto de la aplicaicón de un contrato particular; y, asesorar al prosecretario y tesorero en todo lo que se refiera a los contratos que negocie o en los cuales sea parte el Senado.
La fiscalía, que dependerá del prosecretario, contará con un abogado de dedicación exclusiva y un contador auditor, que será el auditor de la Corporación.
