El Servicio Electoral implementó el año pasado un Sistema de Reclamaciones sobre SharePoint online, con el fin de automatizar el proceso de reclamaciones al padrón electoral auditado de las elecciones presidencial, parlamentarias y de consejeros regionales. De este modo se subió al tren de las tecnologías al servicio de la digitalización documental.
En una sociedad en que la tecnología se renueva constantemente, las empresas públicas y privadas deben caminar al ritmo de los avances de la información y su almacenamiento. Así, tendrán las herramientas para optimizar y automatizar sus funciones al menos en un 50%, ahorrando tiempo, costos e innovando en su gestión documental.
Así lo plantea el gerente de Servicios de Softline Chile -firma dedicada a brindar soluciones de TI para empresas- Francisco Toro, quien detalla que a mediados de 2013 la dirección del Servicio Electoral de Chile (Servel) decidió implementar un Sistema de Reclamaciones sobre SharePoint online, con el fin de automatizar el proceso de reclamaciones al padrón electoral auditado de las elecciones presidencial, parlamentarias y de consejeros regionales. “Esto fue posible gracias a un sistema que implementamos y que tuvo la misión de aplicar las mejores prácticas de desarrollo de software y gestión de proyectos”, afirma el ejecutivo.
Asegura que en materia de gestión documental, “hoy estamos en medio de una gestión del futuro, ya que toda la información que se lleva manualmente en las compañías, que se escanea, se envía por mail o, simplemente se archiva y se le pierde el rastro, hoy cuenta con servicios que permiten ordenarla y automatizarla, ahorrando tiempo en su búsqueda y contando con flujos que avisan en qué proceso está”, argumenta.
El gerente de Servicios explica que en medio de un crecimiento imparable de la información, la organización de los documentos es posible gracias a distintas tecnologías que hace mucho dejaron de apuntar a sistemas de archivos de bibliotecas y repasa cuatro claves de la importancia de la gestión documental:
– Ubicación más rápida de documentos: Contribuye a un mejor desempeño diario de labores.
– Orden de datos existentes: No sólo permite hallar el documento necesario, sino que organizarlo de manera estratégica.
– Disposición automática y sencilla: La información requerida está al instante y de manera ágil, resultando lo menos complicado para los miembros de la empresa.
– Seguridad de los antecedentes: Se garantiza su disponibilidad exclusiva para los integrantes de la entidad, e incluso, a un número restringido de la misma.
