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Gestión documental: un paso indispensable para la digitalización de tu negocio

por 6 octubre, 2019

Gestión documental: un paso indispensable para la digitalización de tu negocio
La digitalización de documentos permite almacenar de manera ordenada y fiable información que, al ser analizada e inteligentemente administrada, hace más eficiente cada proceso.
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La tecnología ya no es un lujo o privilegio. Su uso se ha convertido en un elemento fundamental no solo para las personas sino también para las empresas que aspiran a estar a la vanguardia con procesos competitivos.

En este sentido, una de las innovaciones tecnológicas accesibles para toda organización que quiere dar el salto desde lo análogo al 2.0, es la digitalización de documentos. Esta acción, permite almacenar de manera ordenada y fiable información que, al ser analizada e inteligentemente administrada, hace más eficiente la productividad, apoya los procesos de negocios y mejora las estrategias comerciales.

Una tecnología que, por lo demás, no implica altos costos en relación a otros procesos. “Un sistema de gestión documental requiere una estructura de almacenamiento ordenada y lógica, un servidor compartido con políticas de acceso sencillas a través de usuarios de red o sistemas de almacenamiento en la nube, de bajo costo o incluso gratuitos, a los que se puede acceder desde cualquier lugar”, explica Benjamín Gatica, channel manager var (CMV) del segmento corporativo de Epson.

Valor agregado

Si bien en el mercado hay diversos productos que satisfacen esta necesidad, la oferta de la empresa suma un amplio portafolio de escáneres y multifuncionales que aportan valor agregado a la oferta. Una de las ventajas, es la seguridad de los datos, ítem resuelto a través de un software gratuito que incluyen todos sus equipos, y que permite mantener documentos confidenciales en la nube, separar tipo de documentos, reconocer los archivos de acuerdo a códigos de barra u OCR zonal, entre otras opciones.

Otro, se vincula con la gestión documental, analítica de datos y automatización de flujos productivos. Estudios de abogados, empresas de contabilidad, universidades, bibliotecas o bancos que requieran proveer un flujo información coordinado entre los integrantes del equipo de trabajo, pueden incorporar equipos de Epson diseñados para capturar, procesar y usar la información de la empresa, gracias a un software integrado por la empresa Valutech, su socio estratégico.

La carpeta de productos de la compañía integra equipos portátiles como el ES 50, una barra plana de casi 30 centímetros útil para digitalizar tarjetas comerciales, de identificación o una hoja en 5 segundos y medio. También escáner planos para libros y documentos delicados, y otros de gran resolución para el segmento fotográfico o médico. El más sofisticado para grupos de trabajo, es la DS 870 confiable, robusta, amigable en su uso y capaz de escanear hasta 65 páginas por minuto.

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