Opinión
Este nuevo escenario plantea, al menos, dos grandes desafíos: resguardar los derechos y la dignidad de las personas y salvaguardar la reputación de la compañía. Por ello, esta es una problemática compleja a la que hay que prestar atención y, a la vez, darle cauce a través de herramientas efectivas y conocidas por todos.
Un whatsapp entre compañeros de oficina, una historia en Instagram, un e-mail o una simple conversación de pasillo. Son variados los factores que pueden dar origen a investigaciones internas en las empresas, fenómeno que va en alza, que impacta en el clima laboral y puede dañar la reputación de una compañía.
En su interior, las empresas están viviendo importantes cambios culturales y organizacionales, como la tendencia de los colaboradores a denunciar y no dejar pasar cuestiones que antes se callaban; la creación de canales eficientes para permitir denuncias anónimas; y, por cierto, la implementación del criminal compliance. ¿La razón? Las organizaciones privadas tienen la obligación de revisarse a sí mismas, investigarse y prevenir la ocurrencia de ilícitos.
Este nuevo escenario plantea, al menos, dos grandes desafíos: resguardar los derechos y la dignidad de las personas y salvaguardar la reputación de la compañía. Por ello, esta es una problemática compleja a la que hay que prestar atención y, a la vez, darle cauce a través de herramientas efectivas y conocidas por todos.
Para resolver este tipo de denuncias, anticipar o reaccionar ante investigaciones de autoridades, o bien para verificar y dilucidar potenciales fraudes internos, se ha hecho necesario abrir archivos especiales; conducir entrevistas indagatorias; revisar largos números de documentos e, incluso, emitir reportes, antes de adoptar una decisión. Todo ello desafía a los equipos legales y de recursos humanos, que hoy se ven enfrentados a una larga lista de nuevas preguntas: ¿cómo conformar los equipos de investigación? ¿Qué formalidades son necesarias para conducir las entrevistas? ¿Cuándo el entrevistado debe contar con asesoría legal independiente? ¿Cómo resguardar la confidencialidad de la investigación? ¿A qué datos de los colaboradores es posible acceder para investigar?
Estos son solo algunos de los desafíos que esta nueva realidad trae consigo. El investigador deberá revisar si la denuncia o asunto levantado amerita o no activar un mecanismo investigativo y, a la vez, ponderar si es necesario actuar con celeridad como para dejar de lado algunas formalidades. También, será necesario revisar si existen contingencias para la empresa, si el denunciante amerita algún trato especial, si existen aspectos singulares de confidencialidad, entre otros.
Las soluciones que se adopten en el camino no necesariamente responden a una determinada regulación, sino que dependen de circunstancias concretas y particulares.
Es que la experiencia muestra que ciertas técnicas, resguardos y buenas prácticas contribuyen a adoptar las decisiones correctas. Así, por ejemplo, es fundamental contar con un reglamento interno que sea conocido por todos y que prevea las necesidades investigativas (como el acceso a correos electrónicos). También lo es diseñar un protocolo que guíe adecuadamente al investigador y lo dote de criterios para resolver los problemas a los que se verá enfrentado. Además, deberá contar con mecanismos que aseguren la reserva de la información durante las indagaciones y capacitar a quienes las conduzcan.
Lo que ocurra “puertas adentro” y la forma y oportunidad en que se conduzcan los procesos investigativos será clave para marcar una diferencia en materia de construcción de clima laboral, manejo de crisis y exposición pública de la compañía.
