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Cómo elegir un buen sistema de gestión: conoce la fórmula que hará que tu empresa sea exitosa

por 3 mayo, 2018

Cómo elegir un buen sistema de gestión: conoce la fórmula que hará que tu empresa sea exitosa
Son muchos los factores a considerar, ya que muchas empresas cometen el error de elegir mal y se pueden demorar hasta dos años en implementar un sistema, lo que termina generando enormes gastos y hasta la quiebra de algunas empresas. Ante esto, es necesario fijarse en los tiempos de implementación, tiempos de capacitación, y una serie de factores para tomar la decisión correcta. Expertos te explican los pasos a seguir.
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La utilización de un sistema de gestión ERP (de su sigla en inglés Enterprise Resourcing Planing, Planificación de Recursos Empresariales) es necesario para todas las empresas, dado todos los beneficios para la administración que su uso conlleva.

Mejorar el proceso de toma de decisiones, mayor control de los recursos y ahorro de costos, apoyo en el trabajo con las entidades externas (SII, Inspección del Trabajo, Municipalidad, etc.) y ordenar y facilitar el crecimiento de la empresa, con menos costos y más competitividad, son sólo algunos de los beneficios.

“Lamentablemente existen altas barreras de entrada que hacen que las empresas prescindan de estos sistemas de gestión. Además, actualmente en nuestro mercado no existe alguna herramienta que nos ayude a determinar cuál es el ERP que se adapta mejor a nuestros requerimientos y presupuesto financiero, lo que lleva a las empresas en muchas ocasiones a diferenciar por precio, pero, sin mayor información técnica del sistema de gestión, sin duda alguna, las empresas requieren orientación en este sentido”, señala Manuel Concha, Gerente de Desarrollo de Kame One, plataforma intuitiva que gestiona tu empresa en tiempo real desde donde estés, 100% cloud.

Es por esto que, los especialistas de Kame One entregan algunos tips para que puedan elegir correctamente su sistema de gestión ERP.

Factores clave a considerar

Es importante considerar la usabilidad de los sistemas de gestión orientados en el usuario y la generación de información.  Este enfoque permite a las empresas entregar a sus colaboradores una herramienta amigable para la ejecución de sus tareas diarias, permite mantener la información de la empresa al día, sin incurrir en costos mayores producto de la perdida de tiempo en el ingreso de la información.

Sistemas complejos con redundancia de validaciones y aprobaciones, generan perdida de tiempo, colaboradores irritados por el aumento de los tiempos en sus labores, en resumen, generan costos cuantificables monetariamente y otros hundidos.

Otro aspecto a considerar es el tiempo de implementación. Las Pymes no pueden darse el lujo de estar meses o algunos casos años, implementando un ERP.

Por eso el soporte resulta relevante al contar con un canal fluido por el cual los usuarios puedan realizar sus consultas.

Al igual que la post venta, sobre todo si se contrata personal nuevo que tenga que operar el sistema, y por consiguiente, requiera capacitación en el uso del ERP de forma rápida y eficiente.

¿Todos los módulos o separado? Varias casas de software han optado por comercializar los módulos de su ERP por separado, es decir, uno para compras, ventas, contabilidad, remuneraciones, etc. Luego estos se conectan por medio de archivos planos o centralizaciones tipo batch o por lotes, lo que se traduce en que en algún lugar se ingresan los documentos de compras y una vez al mes se le indica el sistema que centralice. Solo ahí los gastos señalados en las facturas de compra se reflejarán en los estados financieros.

Al optar por no separar sus módulos, es decir, all in one, la forma de contabilización es transaccional, lo que radica en que automáticamente cada vez que se ingrese un documento de compra, el sistema realiza los libros, diario, mayor, compras y todos los estados financieros y de gestión.

Un factor muy relevante es el tipo, es decir si requiere servidores, escritorio remoto o web, ya que si para acceder a los informes de gestión sólo puede hacerse desde un computador específico donde se encuentra instalado el ERP, no será muy eficiente.

Una opción es poder conectarte mediante un acceso remoto a los servidores de la casa de software, donde las complejidades principalmente son la velocidad del ERP y el dificultoso (o nulo) acceso de otros dispositivos. Lo mejor es optar por los que no requieren de ningún tipo de instalación y que sean multidispositivo, es decir, se pueda acceder desde algún Tablet, iPad, y también se pueda controlar con el celular.

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