¿Qué es la gestión del ciclo de vida de contratos?

Independientemente de la actividad que lleve a cabo, toda empresa se enfrenta siempre a un desafío común: la gestión y control de los contratos que involucran las actividades y acuerdos con clientes, otras empresas e incluso con los propios colaboradores. La gestión analógica de todos estos procesos supone un gran gasto tanto de tiempo como de recursos, pero la llegada de software como Webdox han permitido digitalizar el proceso, optimizando todo el ciclo en un solo lugar. 

Sin embargo, la oferta es amplia y decidirse por el mejor software de gestión de contratos no siempre es sencillo, por lo que se hace necesario recurrir a herramientas de confianza y calidad. ¿Qué es la gestión del ciclo de vida de contratos y cuáles son los beneficios de recurrir a ella? 

En qué consiste la gestión del ciclo de vida de contratos

Sus siglas son CLM, de Contract Lifecycle Management en inglés, o gestión del ciclo de vida de contratos en español. Consiste en automatizar y optimizar todos los procesos contractuales de forma digital, estandarizando los modelos usados, regulando las renovaciones y cláusulas legales y, en definitiva, permitiendo que lo que antes era un tedioso y pesado trabajo manual, con el que era necesario todo un equipo humano y material, se solucione ahora con un software especializado de alto rendimiento. 

Es un paso lógico y necesario: abandonar el papel y la tinta a favor de un método mucho más eficiente, cómodo y optimizado, que además ayuda a cuidar el medioambiente.

Es por lo anterior, que las empresas y en particular el área legal, tienen el gran reto de avanzar hacia la transformación digital y automatización de sus actividades, sobre todo en lo que atañe a la gestión de contratos,  que son nada menos que complejas tareas que realizan millones de organizaciones cada día.

Beneficios de la gestión del ciclo de vida de contratos

Hay varios motivos por los que una empresa quiere recurrir a un software de CLM. Estos son los más importantes:

Aumento de la productividad

Al poder automatizar completamente tareas repetitivas como son la búsqueda, redacción, firma y renovación de los contratos, se ahorra un valioso tiempo de trabajo del personal, que puede dedicarse a tareas más útiles y necesarias para el core business del negocio. 

Reducción del error humano

Según el estudio El estado de la Gestión de Contratos 2019, un 94% de las personas encuestadas afirmaron el gran peso que los errores humanos tienen en el proceso de crear y gestionar contratos. 

Un software de gestión del ciclo de vida de contratos,automatiza el proceso en su totalidad, reduciendo drásticamente el error humano en procesos que, por repetitivos y parecidos, son muy propensos a crear este tipo de problemas. 

Estandarización del formato

En una empresa grande, habrá un número alto de personal dedicado a la gestión de contratos. En un proceso analógico, esto provoca a menudo diferencias entre la forma de trabajar y redactar de cada uno, mientras que un software de CLM creará un modelo estandarizado, más universal y que minimiza los errores y confusiones. 

Eficiencia y colaboración

La herramienta de gestión del ciclo de vida de contratos permite que los distintos equipos de la empresa alineen sus objetivos y formas de trabajo, generando un ambiente  más colaborativo y por tanto más eficiente para con los objetivos de la empresa. 

En definitiva, es una herramienta vital para grandes empresas como Walmart o Telefónica, que ya trabajan con Webdox, pero también una gran forma de optimizar los recursos de medianas empresas, que deben medir constantemente la gestión de su tiempo  y personal, incrementando hasta en un 4% los ingresos de la organización.